domingo, 4 de octubre de 2009

Confundir el Fin con El Objetivo General del Proyecto


Hace pocos días acudí a una entrevista de trabajo en una empresa distribuidora de vehículos, como candidato para ocupar la gerencia de un proyecto de carácter social que están desarrollando. La entrevista transcurrió como cualquier otra. Luego de las debidas presentaciones y de ser interrogado sobre mi formación académica y experiencia profesional, mi entrevistadora comenzó a contarme sobre el proyecto, que de ser seleccionado, debería junto al equipo de trabajo llevar adelante hasta el logro de los objetivos planteados.

El proyecto en cuestión tiene, según el relato, como objetivo general cambiar la conducta de los ciudadanos. Inicialmente los de la ciudad de Caracas y luego de las otras ciudades de Venezuela, con respecto al comportamiento vial (cumplimiento de las leyes de tránsito como por ejemplo el respeto a las señalizaciones, el uso del cinturón de seguridad y el evitar conducir bajo los efectos de bebidas alcohólicas, entre muchas otras). Para el logro de semejante objetivo, la empresa ideó y está ejecutando un proyecto que consiste en formar a un grupo de voluntarios que luego a través de charlas y talleres creen conciencia en el resto de los ciudadanos sobre el por qué deben modificar su comportamiento como conductores y/o peatones.

Al escuchar esto no pude dejar de preguntarme si era posible cambiar la conducta de una sociedad formando a un conjunto de voluntarios para que desarrollen talleres y charlas. Al salir de la entrevista, me senté en una cafetería y comencé a analizar la propuesta que acababa de escuchar en mi entrevista de trabajo.

La primera conclusión a la que llegué con respecto al proyecto fue que en la formulación se confundían el fin último con el objetivo general de este. Cambiar la conducta de una sociedad es un tema complejo que pasa por la existencia de leyes e incentivos (recompensas para el cumplimiento y castigo para el incumplimiento de estas).

En mi opinión, el alcanzar el fin, en este caso el cambio en la conducta atendería a un esfuerzo mucho más complejo del que se plantea, tal vez un programa en el cual intervengan todos los factores involucrados y se desarrollen un conjunto de proyectos, incluyendo el que es objeto de este post.

El objetivo del proyecto en cuestión podría ser entonces: Conformar un conjunto de voluntarios que, a través de una campaña de concientización, talleres y charlas, accionen para el logro del cambio de la conducta vial, en la ciudad de Caracas, Venezuela.

El confundir el fin del proyecto con el objetivo general nos puede traer una gran decepción, al darnos cuenta que con la finalización del proyecto no hemos solucionado el problema o satisfecho la necesidad que originó nuestra intervención. Además puede traducirse en el uso ineficiente de recursos.

Supongamos que la organización decide seguir adelante con su proyecto esperando que en el lapso de un año la conducta de los ciudadanos haya cambiado. Dado que el fin es complejo y no depende solo del desarrollo del proyecto, no será alcanzado y la organización habrá utilizado recursos de manera inadecuada, restándoselos a actividades más productivas.

Cómo plantearnos entonces objetivos realmente alcanzables, en primer lugar debemos acotar la situación a la que queremos dar solución. Es decir debemos conocer cuál es el problema y su magnitud, quiénes son los actores que intervienen, cuáles son las causas y consecuencias de la situación que va a ser transformada e identificar cuáles los posibles cursos de acción que pueden emprenderse para darle solución.

Una vez que tenemos claro estos elementos que podríamos considerarlos como un análisis del entorno, debemos ver dentro de nuestra organización para saber cuál es nuestra capacidad de resolver. Tal vez contemos con recursos suficientes para solucionar toda la problemática o solo con aquellos que nos permitan desarrollar un proyecto que articulado con otros den respuesta a la situación planteada inicialmente.

El dar respuesta a estás interrogantes y a algunas otras como dónde y cuándo se realizará el proyecto nos permitirá obtener un diagnostico de la situación a resolver y saber además con que recursos contamos para hacerlo. Estos elementos son determinantes para elegir un curso de acción adecuado y formular un proyecto cuyos objetivos estén a nuestro alcance, pudiendo garantizar la obtención del resultado esperado y el uso eficiente de los recursos.

El economista Jeffrey Sachs hace una analogía interesante en su libro “El Fin de La Pobreza”, él dice que el diagnóstico económico debería ser similar al que utilizan los médicos con sus pacientes. En proyectos podríamos usar una técnica similar que nos permita contar con información suficiente para tomar decisiones efectivas ya que sólo conociendo la “enfermedad” seremos capaces de recetar la medicina correcta.

lunes, 14 de septiembre de 2009

De Indicadores, Metas y Monitoreo de Proyectos


Los indicadores de gestión de proyectos son los valores que toman determinadas variables del proyecto consideradas claves en un momento dado y que nos permiten medir el desempeño de las actividades que hemos planificado. “Son medidas específicas, objetivamente verificables del objetivo y los resultados que se van produciendo durante la ejecución del proyecto”. En pocas palabras a través del monitoreo de los indicadores podemos determinar si el proyecto va según el plan (bien) o no (mal).

Es muy común que entre las personas que trabajamos en el ámbito de proyectos sociales surjan dudas con respecto a la formulación y uso de los indicadores y nos preguntemos cosas como, ¿No es un indicador lo mismo que una meta? o ¿Cuándo obtengo el indicador asociado a la variable, al final del proyecto o a lo largo de este?

Veamos si con un ejemplo podemos dar respuesta al menos a estas dos interrogantes.
Supongamos que formamos parte de una organización que realiza proyectos de desarrollo y decidimos llevar a cabo uno cuyo objetivo será disminuir en 20% los casos de enfermedades relacionadas al uso inadecuado del agua al término de un año en determinada comunidad.

Supongamos también que en nuestro proceso de formulación decidimos que para el logro de nuestro objetivo es necesario que al final de ese año, un número determinado de viviendas cuente con servicio de agua corriente, digamos unos 30 hogares. Supongamos además que planificamos que de esos 30 hogares, 15 deberán contar con el servicio a los seis meses de iniciado el proyecto.

En este micro proceso de planificación hemos obtenido varios elementos vitales para el desarrollo de nuestro proyecto, en primer lugar hemos definido el objetivo general, también podemos formular uno de los objetivos específicos: Instalar sistemas de agua corriente en 30 hogares de la comunidad.

Además de esto, hemos identificado cual será una de las variables determinantes para nuestro proyecto hipotético: Número de viviendas con servicio de agua corriente instalado. Variable que debe tomar, según lo que planificamos, dos valores en determinados momentos del proyecto, 15 a los seis meses y 30 al año.

Tenemos entonces unas metas asociadas a una variable del proyecto y dos momentos en el tiempo donde constatar si estamos cumpliendo con lo que planificamos.

Supongamos ahora, que han transcurrido los primeros seis meses de nuestro proyecto y a través de una visita a los hogares de la comunidad nos proponemos determinar cómo hemos avanzado en nuestra gestión. Al realizar la visita obtenemos el siguiente resultado con respecto a nuestra variable:

Número de viviendas con servicio de agua corriente instalado: 12 viviendas

Voila, he aquí el indicador de nuestra gestión, el valor que ha tomado nuestra variable al ser monitoreada a los seis meses de iniciado el proyecto tal como lo planificamos en la etapa de formulación.
Contrastamos entonces el indicador obtenido con la meta planificada. Según nuestra planificación a los seis meses hemos debido alcanzar 15 hogares con servicio de agua corriente instalada (nuestra meta de mediano plazo) pero, obtuvimos solo 12 hogares (nuestro indicador).

Al ver estos dos valores, solo podemos llegar a una conclusión, hay algo que no salió de acuerdo con el plan, lo que nos llevaría a revisar a fondo para encontrar el problema y corregirlo. El indicador cumple la función importantísima de mostrarnos como ha sido nuestro desempeño a lo largo del proyecto y en caso de que las cosas no vayan según el plan corregir a tiempo para poder cumplir con los objetivos planteados.

Podemos ahora responder las interrogantes que nos planteamos al comienzo, ¿No es un indicador lo mismo que una meta? No, la meta es el valor que esperamos o planificamos tenga una determinada variable en un momento dado y el indicador el valor que efectivamente tiene la variable en ese momento. Obviamente si la ejecución de nuestro proyecto cumple a la perfección con lo que planificamos el indicador y la meta serán iguales en valor.

¿Cuándo obtengo el indicador asociado a la variable, al final del proyecto o a lo largo de este? Las mediciones de las variables claves y obtención de indicadores deben realizarse a lo largo de la ejecución de nuestro proyecto, siguiendo el plan de monitoreo que hayamos diseñado para tal fin, de esta manera podemos contar con un sistema de “alarma” que nos permita corregir a tiempo algún problema que pueda presentarse y garantizar el logro de nuestro objetivo. Debemos recordar siempre que en el ámbito de proyectos sociales un error no corregido a tiempo significa que alguien se quedará sin recibir un bien o servicio que seguramente marcaría la diferencia en su vida.