La sistematización de la experiencia, un método para extraer aprendizajes del proyecto


Los proyectos son esfuerzos únicos, esto quiere decir que por más similar que puedan ser dos de ellos nunca serán exactamente iguales, por ejemplo la construcción de un edificio de 20 pisos en la ciudad de Caracas, Venezuela no será igual a la construcción de un edificio con las mismas características en la ciudad de Miami, EE.UU. Habrá elementos que diferenciarán ambos proyectos, el terreno donde serán construidos, los equipos de trabajo, el clima, etc.

Esta característica de los proyectos le da relevancia a la sistematización de la experiencia, un elemento que muchas veces es olvidado o pasado por alto por los equipos de proyectos y que nos permite mantener un registro de todas las incidencias del mismo.

En qué consiste la sistematización

La gestión profesional de proyectos debe incluir la sistematización, la cual consiste en la documentación, a través de medios escritos, fotográficos y audiovisuales de todo lo que ocurre durante el desarrollo del proyecto, tanto positivo como negativo. Este registro debe realizarse desde que comenzamos con la primera fase del ciclo del proyecto hasta que culminamos con el cierre del mismo.

La importancia de sistematizar la experiencia es el poder extraer de ella lo que se conoce como lecciones aprendidas, que pueden ayudarnos a mejorar nuestro desempeño en el proyecto o servirnos de referencia para el futuro.

Mi primer acercamiento a la sistematización ocurrió durante el año pasado, cuando estuve involucrado en un programa de formación sobre formulación y evaluación de proyectos. Antes de esto ya conocía de la importancia de la documentación para generar aprendizaje, sin embargo me llamó mucho la atención como los participantes de ese programa, a través de la reconstrucción de su experiencia en algún proyecto ya culminado, iban generando un informe descriptivo de todo lo que había ocurrido durante las fases del mismo y al final obtenían conclusiones muy valiosas sobre los procedimientos utilizados, qué habían hecho bien y qué no, por qué los proyectos habían tenido éxito o habían fracasado según el caso.

De la misma manera que estas personas fueron reconstruyendo su experiencia previa, nosotros como parte de un equipo de proyecto debemos ir día a día recopilando la información relevante de la iniciativa en la que estamos involucrados. Algunos se preguntarán por qué no dejar la documentación para el final, simplemente porque podemos perdernos de algún detalle importante o porque al final del proyecto generalmente los equipos se disuelven, se pierde mucha información y nos da flojera redactar los informes.

La sistematización como dijimos al comienzo puede realizarse a través de la redacción de informes descriptivos, acompañados por fotografías de las obras del proyecto y material audiovisual. Y esta, además de servirnos para obtener aprendizajes del proyecto también es un buen método para monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas.

El enfoque del Project Management Institute PMI con respecto a la documentación de proyectos y las lecciones aprendidas nos describe tres procesos que solo pueden realizarse si la organización lleva un registro físico y descriptivo de los proyectos que ha llevado o está llevando a cabo a en un momento determinado.

Estos procesos son los siguientes(1) :

La revisión una vez terminado el proyecto o post-project review: que consiste en, una vez que se ha terminado con el proyecto, hacer una revisión para constatar que ha sucedido y poder tomar acciones para proyectos futuros.

La revisión del proyecto antes de comenzar o pre-project review: que consiste en revisar, antes de comenzar con un proyecto, las lecciones aprendidas del pasado de manera tal que no se cometan los mismos errores y puedan copiarse aquellas cosas que ayudaron al proyecto a alcanzar un buen resultado.

La revisión del proyecto mientras está en ejecución o sunset review: que consiste en ir monitoreando a medida que vamos ejecutando el proyecto con la finalidad de poder corregir las fallas que se vayan presentando y ajustar el proyecto para poder lograr los objetivos.

El sistematizar o documentar la experiencia de un proyecto nos permite entonces aprender como gestores del mismo, también constituye una fuente de información valiosa para la organización y para aquellos que en un momento dado decidan emprender un esfuerzo similar a alguno que se haya realizado en el pasado.

(1) Tomado de: Palacios, Luis Enrique. (2005). Gerencia de Proyectos, Un Enfoque Latino. UCAB, Caracas, Venezuela.

15 comentarios:

  1. Hola Alejandro,

    Muy bueno tu blog y este post, te felicito por compartir esta información valiosa. Realmente la sistematización de experiencias es excelente y muchas veces la dejamos al final, o lo vemos como un paso más sin ahondar mucho en su importancia o sin analizar los resultados para tomar decisiones acertadas, nos enfocamos en el objetivo sin hascer un instrospección del haber en el proyecto o en las acciones previas para iniciar el proyecto. Justo hoy introduje este paso en un proyecto que estoy llevando a cabo como parte del diagnóstico que hay que hacer.

    Seguimos en contacto y compartiendo información...

    Karina Briceno

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  2. Gracias por tu comentario Karina, la idea principal de este blog es compartir información y experiencias con respecto al desarrollo de proyectos. Ciertamente la sistematización, como pudimos constatar el año pasado en el proyecto de formación de UPS, es un método genial para la generación de conocimiento y aprendizaje a partir de nuestra propia experiencia.
    Que bueno que la sigas aplicando en el desarrollo de los proyectos que llevas adelante.

    Seguimos en contacto

    Alejandro

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  3. La referencia que usas en elpost es una Tesis/paper o un Libro? Esta accesible vía electronica? que referencias/documentacion tienes en desarrollos/control de proyectos de software basado en iteraciones de una metodología agil??

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  4. Estimado Zeitan, la referencia es un libro y no es accesible por vía electrónica o al menos yo no lo he encontrado. En cuanto a tu segunda pregunta no tengo referencias ni documentación sobre el tema, pero, consultaré con algunos amigos a ver que nos pueden recomendar.

    Saludos

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  5. BUENAS TARDES, QUISIERA SABER SI ME PUEDES ENVIAR ALGUNA INFORMACION, EN REFERENCIA A COMO MEDIMOS EL CLIMA LABORAL EN UN EQUIPO DE PROYECTO, NO HE PODIDO ENCONTRAR INFORMACION SOBRE ESTO, ESPERO PUEDAN AYUDARME, MI CORREO ES jesgue910@yahoo.com soy de Puerto Ordaz Venezuela

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  6. Estimado Jesús, tengo alguna información al respecto, voy a revisar los modelos de clima y te la enviaré a tu correo electrónico. Gracias por visitar el blog.

    Saludos

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  7. muchas gracias pero me gustaría saber cuales podrían ser las desventajas de realizar una sistematizacion gracias

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  8. Saludos, en mi opinión no existen desventajas en la documentación de las actividades del proyecto, más allá de los costos que deberíamos asumir para poder realizar el registro.

    Por el contrario creo que la sistematización de la experiencia es ventajosa desde todo punto de vista, por las características comentadas en el artículo.

    Gracias por el comentario

    Alejandro Acosta

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  9. hola he aprendido bastante con estos conocimientos aqui expresados se nos presento un gran problema al presentar el proyecto para la licenciatura no sistematizamos y no fue aprobado ahora tenemos que hacerlo de nuevo y he buscado contenidos y me han dado mucha ayuda gracias yo aprendo rapido

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    1. Muchas gracias por tu comentario América y es un gusto que te haya sido de utilidad la información del blog.

      Saludos

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  10. Hola Alejandro tengo como un tema de trabajo la Sistematizacion de un proyecto de investigación agropecuaria. Tienes información

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    1. Hola cómo estás, no tengo información sobre proyectos de ese tipo en particular. Sistematizar básicamente es registrar lo que sucedió durante el proyecto y rescatar posibles aprendizajes de la gestión. Saludos

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  11. Gracias , tú información de proyecto en tu blog, me despertó muchas ideas

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  12. Respuestas
    1. Muchas gracias a ti por la lectura y por comentar, me alegra que te haya sido útil el post. Saludos

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