La evaluación ex – post del proyecto es
fundamental para el proceso de aprendizaje y mejora de cualquier organización,
revisando el material de un taller sobre técnicas de consultoría en el que
participé hace algún tiempo, encontré la referencia a un método sencillo que
nos permite realizar estas labores una vez cerrado el proyecto.
Este sistema de evaluación se conoce como After
Action Review o la revisión luego de la acción y fue desarrollado por la Armada Norteamericana.
Consiste en darle respuesta a cinco sencillas preguntas sobre el proyecto que
acabamos de finalizar:
La primera pregunta es qué pretendíamos
hacer, cuál era el plan que habíamos desarrollado para ejecutar el
proyecto, cuáles serían las características del producto que generaríamos, en
qué tiempo lo haríamos y cuánto nos costaría.
Una vez respondida esta cuestión pasamos a la
siguiente: qué ocurrió realmente. Esta pregunta nos lleva a los
resultados obtenidos por el proyecto, debiendo comparar entonces la planificación con la ejecución para determinar si el bien o
servicio que produjimos se adapta a las especificaciones en cuanto a
sus atributos, tiempo y costos.
La tercera pregunta es por qué ocurrió así y
esta nos abre el camino para analizar y reflexionar sobre nuestro desempeño
durante el proyecto, qué hicimos y qué dejamos de hacer para obtener el
resultado finalmente materializado.
Aquí entra en juego la autocrítica que nos permite
identificar los aciertos y errores que
hemos podido cometer, para potenciarlos y corregirlos con miras a
intervenciones futuras.
Luego nos preguntamos qué aprendimos en
base al análisis de lo que ha sido nuestra actuación y finalmente qué
podemos mejorar. De esta manera luego de identificar las posibles
situaciones que pudieron afectar, positiva o negativamente el desarrollo del
proyecto, extraemos de estas las lecciones aprendidas e ideamos mecanismos para
potenciar las buenas experiencias y corregir las no tan buenas.
Dos puntos importantes para el desarrollo de
este proceso son: la necesidad de que el equipo de proyecto sea lo
suficientemente honesto para reconocer sus fallas y emprender las mejoras
necesarias y que toda la evaluación sea documentada, con la finalidad de que
quede un registro histórico que pueda ser utilizado por la organización a la
hora de llevar adelante un proyecto similar.
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