domingo, 31 de mayo de 2015

Coordinación entre los stakeholders, un riesgo para el proyecto


La gestión de los interesados del proyecto es “el área de conocimiento más importante”, al menos así es considerada por Rex Holmlin, quien en un artículo reciente en el blog Voice of Project Management, titulado The Most Important Project Management Knowledge Area, reflexiona sobre lo que ha sido su experiencia en la gerencia de proyectos.

Holmlin nos cuenta que, en sus 40 años como gerente de proyectos, ha logrado identificar que son las personas “la causa principal de la mayoría de los problemas que se presentan durante el desarrollo de cualquier iniciativa” y adicionalmente afirma que “la mejor manera de evadir los problemas en los proyectos es a través de las personas que están involucradas en él”.

Dudo mucho que quienes pasamos nuestra vida De Proyecto en Proyecto podamos estar en desacuerdo con Holmlin. La gestión de proyectos es el arte de identificar, conocer y relacionarnos con las personas vinculadas a la iniciativa, procurando alinear sus intereses a los del proyecto, incentivando su participación/cooperación con el trabajo a realizar, previendo los riesgos asociados a sus conductas, entre otras cosas.

No en vano el PMI nos habla de la importancia del levantamiento de los requerimientos de los interesados del proyecto e incluyó en su 5ta edición del PMBOK el área de conocimiento referida a estos.

Holmlin en su artículo hace referencia a un paper (cuya lectura les recomiendo) escrito por John M. Bryson, llamado “What to do whenstakeholders matter, stakeholders identification and analysis techniques”, en el cual se presentan 15 herramientas para la identificación y el análisis de los interesados del proyecto.

Leyendo este trabajo encontré una herramienta que me pareció sumamente interesante, ya que busca identificar aquellas áreas que, basadas en intereses comunes, pueden dar espacio a la creación de coaliciones y a la cooperación entre distintos stakeholders, afectando positiva o negativamente el desarrollo del proyecto.

El stakeholder – issue interrelationship diagram nos muestra la relación de cada uno de los stakeholders con diferentes asuntos dentro del proyecto, identificando áreas en las cuales estos podrían establecer acuerdos y actuar de manera colaborativa. Esta herramienta nos permite tener en cuenta los riesgos, tanto positivos como negativos, que podrían estar afectando el desarrollo del proyecto, en el caso de que dos o más interesados decidan actuar coordinadamente.

Supongamos por ejemplo, que hemos identificado a dos stakeholders que se oponen al proyecto y que ambos coinciden en una determinada área de interés. Estos actores, de llegar a relacionarse, podrían establecer una alianza para boicotear el desarrollo del proyecto, causando retraso, sobre costo y/o el fracaso de la iniciativa. También podría darse el caso de que dos o más actores coordinen acciones para apoderarse de los beneficios de determinado proyecto, dejando de lado a los verdaderos beneficiarios.

Desde el punto de vista positivo, la colusión de actores aliados al proyecto podría facilitar su desarrollo y el logro de los resultados. El diagrama de interrelación de los interesados nos permite, como equipo de proyecto, identificar los riesgos asociados a posibles acuerdos entre los actores y establecer estrategias para potenciar aquellos que vayan en función del logro de los objetivos y tratar de minimizar o hacer frente a quienes puedan estar cooperando en sentido contrario.

La construcción del diagrama se realiza, según Bryson, de la siguiente manera:

-Las entradas del proceso son las técnicas básicas de identificación de los actores del proyecto, sobre las que hemos conversado con anterioridad, el diagrama de influencia de los actores y la tabla de poder vs. Intereses de los actores, herramientas que encontrarán detalladas en  el paper

-Se colocan en post it o en una hoja con adhesivo los nombres de cada uno de los actores identificados, uno por cada hoja

-Los miembros del equipo, a través de una tormenta de ideas, identifican todos aquellos asuntos que puedan afectar positiva o negativamente a los actores del proyecto, creando áreas de interés común, colocando cada uno de estos asuntos en post it 

-Cada uno de los asuntos identificados se coloca en una pizarra o muro y alrededor de ellos se colocan todos los actores que podrían estar afectados. De seguro cada uno de los stakeholders estará relacionado con más de una área de interés 

-Se dibujan flechas que relacionen a cada uno de los satkeholders con las diferentes asuntos 

Una vez establecidas las relaciones, el equipo determina las posibles relaciones de cooperación que se pueden presentar entre los interesados

El diagrama resultante sería similar al que se presenta a continuación (sin los post it)


Adicionalmente el diagrama nos muestra aquellos asuntos o problemas que podrían generar conflictos entre los actores, lo que también tendremos que estar preparados para manejar como equipos de gestión de proyectos.