Actualmente me encuentro
trabajando (y aprendiendo) como consultor en un proyecto inédito en mi carrera
profesional, soy el responsable de la conceptualización y puesta en marcha de
una oficina de proyectos, o PMO por sus siglas en inglés, para una pequeña
organización.
Esta nueva experiencia, además de
ser un reto personal y profesional, me ha reafirmado la importancia que tiene
para toda organización que quiera trascender en el tiempo, independientemente
de su tamaño, aplicar metodologías profesionales en todo lo concerniente a la
gestión de proyectos.
La organización en cuestión tiene
un poco más de 10 años de funcionamiento y se encuentra en pleno proceso de
reestructuración, en función de lograr sostenibilidad y un mayor impacto en
el largo plazo. Su actividad principal es la formulación y gestión de proyectos de desarrollo, financiados por terceros.
El proceso de consultoría
comenzó, involucrándome con la organización, conversando
con sus miembros, entendiendo el momento histórico que atraviesa, conociendo la
forma en que se hace el trabajo y en particular indagando en la manera en que
se han formulado y gestionado los proyectos y los resultados que se han obtenido,
para identificar las necesidades.
Los hallazgos en lo referente a
estos dos últimos puntos fueron los siguientes:
-No puede establecerse claramente
una correlación entre los proyectos que desarrolla la organización y su plan
estratégico, lo que entre otras cosa imposibilita conocer si estas iniciativas
realmente aportan a la visión de largo plazo.
-No se aplica una metodología
uniforme en la formulación, evaluación y gestión de proyecto. Como consecuencia
los proyectos se diseñan con un bajo nivel de detalle, que no permite
visualizar todo el trabajo que debe ser realizado, los entregables, estimar
recursos, tiempos, establecer responsables y mucho menos determinar costos.
-Este bajo grado de planificación
expone a los proyectos y al equipo de trabajo a un alto nivel de incertidumbre,
las actividades ocultas en un alcance definido a grandes rasgos se convierte en
urgencias, no se sabe qué hay que hacer, ni cómo y menos cuándo, reina el
estrés y la desmotivación.
-Dado esto, no podemos hablar de
un plan de seguimiento y control del proyecto, por lo que se han hecho comunes
las desviaciones de tiempo y costo y es imposible medir si las iniciativas
realmente generan el impacto esperado.
Este contexto fue la excusa
perfecta para proponer la creación de una oficina de proyectos y embarcarme en
esta labor, en la búsqueda de contribuir con la creación de un centro de
responsabilidad que permita que la organización:
-Identifique áreas estratégicas
para el desarrollo de proyectos
-Asegure que todos sus proyectos
estén alineados a su plan estratégico y se pueda medir el aporte de cada uno al
logro de la visión
-Estructure y maneje una cartera de
proyectos para hacer más eficiente el uso de sus recursos y diversificar las
fuentes de ingreso
-Estandarice los procesos
relacionados con la formulación, evaluación y gestión de los proyectos
-Haga seguimiento y control
efectivo de la gestión de los proyectos
-Facilite y apoye la gestión de
los gerentes de proyectos
Una vez que identificamos la
necesidad de contar con una oficina de proyectos y establecimos los elementos
que justifican su existencia, el siguiente paso ha sido comenzar a diseñar la
estructura, a la medida de la organización. Esta fase que hemos denominado
conceptualización ha consistido en documentar la justificación, funciones y los
procesos a través de los cuales funcionará la PMO.
La introducción de una oficina de
proyectos y de una nueva manera para hacer las cosas definitivamente significa
un cambio en la cultura organizacional y lo más probable es que haya cierta
resistencia. En mi opinión, no podemos pasar por ejemplo de una planificación
laxa a una estrictamente apegada a las buenas prácticas de manera inmediata, es un proceso
que debe ser desarrollado gradualmente y con la participación de los miembros de la organización.
Como estrategia para incentivar el
cambio, tomamos un proyecto que está en ejecución y reformulamos su alcance, le
asignamos recursos, responsables y hemos ido poco a poco ejecutando
actividades que no estaban previstas en el alcance original, pero, eran
necesarias para lograr los objetivos. De esta manera los miembros de la
organización han participado activamente en la introducción de nuevos
procedimientos, entendiendo la importancia de gestionar los proyectos de una
manera más profesional. Adicionalmente hemos establecido un par de horas en la
semana para revisar los avances del proyecto con su coordinador e ir
solventando los cuellos de botella que se vayan presentando durante la
ejecución.
Una vez terminada esta primera
fase de conceptualización, les comento cómo nos terminó de ir y cómo hicimos para poner en marcha la oficina. Si quieren dejar algún comentario o conesejo para esta tarea que estoy emprendiendo será bienvenido, saludos a todos.
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